ORIENTAÇÃO GERAL DE TRABALHO BÁSICO SOBRE USO E EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS NAS OPERAÇÕES SUJEITAS AO IMPOSTO DE CIRCULAÇÃO DE MERCADORIAS E SERVIÇOS (TRANSPORTE)-ICMS.

 

ASSUNTO: PARA SER PASSADO PARA OS CLIENTES- LEIA- TIRE CÓPIA E PASSE ORIENTAÇÃO AOS CLIENTES. TUDO O QUE É COLOCADO NA INTERNET DEVE SER ESTUDADO E ANALISADO E GUARDADO. O OBJETIVO É QUE A FISCALIZAÇÃO ESTADUAL SE PREOCUPA COM OS MÍNIMOS DETALHES NA EMISSÃO, NA ESCRITURAÇÃO E NA MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS DAS NOTAS JÁ EMITIDAS, ESCRITURADAS OU EM BRANCO, AINDA SEM USO.

 

USO DOS MODELOS DAS NOTAS FISCAIS SÉRIES: 1 e/ ou 1-A

 

Artigo 125, I a IV, do RICMS/SP, aprovado pelo Decreto No. 45.490/2000

 

Toda pessoa física ou jurídica, contribuinte ou não, inclusive a que goze de imunidade, ou isenção e que, de qualquer modo, participe de operação, ou prestação relacionada, direta, ou indiretamente, com a circulação de mercadoria, ou prestação de serviços de transporte intermunicipal ou interestadual ou de comunicação está obrigada ao cumprimento das obrigações previstas no Regulamento relativas a inscrição, emissão de documentos, escrituração das operações e prestações, fornecimento de informações periódicas e outras, salvo norma em contrario.

 

A Principal obrigação fiscal é a EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS PRÓPRIOS, para acobertamento das operações e ou prestações que o contribuinte realizar, evitando sanções que possam vir a ser aplicadas por parte da fiscalização pelo descumprimento das normas previstas na legislação.

 

NOTA FISCAL – MODELO 1  e MODELO  1-A

 

Quando deve ser usada ou emitida a Nota fiscal:

 

a)      ANTES de iniciada a saída da mercadoria ou produto

b)      NO MOMENTO do fornecimento da alimentação, bebida, ou outra mercadoria em qualquer estabelecimento.

c)      ANTES da tradição real ou simbólica da mercadoria:

c.1 em caso de transmissão de propriedade de mercadoria ou de titulo que a represente, quando esta não transitar pelo estabelecimento do transmitente:

 

c.2 em caso de ulterior transmissão de propriedade de mercadoria que, tendo transitado pelo estabelecimento transmitente, tiver saído deste sem o pagamento do imposto, em decorrência de locação ou de remessa, para armazém geral ou depósito fechado,

 

c.3 relativa a entrada de mercadoria ou bem ou a aquisição de serviços, na hipótese de lançamento englobado dos serviços de transporte tomados durante o mês, nos momentos definidos na legislação.

 

e) nas hipóteses expressamente previstas na legislação do IPI.   

 

            f) no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstancia que implique aumento no valor original da operação ou prestação.

            g) na exportação, se o valor resultante do contrato de cambio acarretar acréscimo ao valor da operação constante da nota fiscal.

            h) na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento original:

i)                    para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de calculo ou classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original.

 

j)        NA DATA DO ENCERRAMENTO DE ATIVIDADE DO ESTABELECIMENTO, RELATIVAMENTE A MERCADORIA EXISTENTE NO ESTOQUE FINAL.PARA A BAIXA DE INSCRIÇÃO ESTADUAL É NECESSÁRIO LIQUIDAR O ESTOQUE QUE PODERÁ SER VENDIDO PARA O TITULAR OU SÓCIOS DA EMPRESA. NO CASO DE MUDANÇA DE ENDEREÇO ALEM DO LEVANTAMENTO DO ESTOQUE É NECESSÁRIA A EMISSÃO DE NOTA FISCAL DE TRANSFERÊNCIA (obrigatório). NESTE CASO PODERÁ CONSTAR APENAS O VALOR DAS OPERAÇÕES OU SEJA DO TOTAL DAS MERCADORIAS TRANSFERIDAS ANEXADAS A RELAÇÃO DESSAS MERCADORIAS NO MESMO NÚMERO DE VIAS DAS NOTAS FISCAIS (DEVERÁ CONSTAR A QUANTIDADE, A DESCRIÇÃO DAS MERCADORIAS, O PREÇO UNITÁRIO E TOTAL).DEVERÁ, TAMBÉM SER TRANSFERIDO OS BENS IMOBILIZADOS OU DO ATIVO FIXO.

                       

k)      Em caso de diferença apurada de estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições da fiscalização Federal ou Estadual, para aplicação de seus produtos desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.(artigo 182, I a VI, do RICM/2000).

 

EM QUE TIPO DE OPERAÇÃO DEVE SER EMITIDA A NOTA FISCAL DE ENTRADA DE MERCADORIAS

 

a)      NO MOMENTO em que as MERCADORIAS OU BENS  entrarem no estabelecimento, real, ou simbolicamente.

 

(1.a)- NOVOS OU USADOS classificados como ATIVO FIXO, referente a Instalações, Máquinas, Veículos, Móveis e Utensílios, MATERIAL DE CONSUMO etc.,  adquiridos a qualquer titulo de PESSOA FÍSICA. TODOS ATIVOS FIXOS DAS EMPRESAS DEVEM SER DEVIDAMENTE ESCRITURADOS E SEMPRE LEGALIZADOS NA ABERTURA DE ESTABELECIMENTO.

 

 

2.a)-EM RETORNO (DE REMESSA), quando remetidos por profissional autônomo ou avulso, ao qual tiverem sido enviados para industrialização

 

3.a)-EM RETORNO,  de exposição ou feira para a qual tiverem sido remetidos exclusivamente para fins de exposição ao publico

 

4.a)- EM RETORNO, de remessa feita para venda fora do estabelecimento

 

5.a)- EM RETORNO, em razão de não terem sido entregues ao destinatário

 

6.a)- IMPORTADOS, diretamente do exterior, observado o disposto no artigo 137, do RICMS.

 

7.a)- ARREMATADOS, ou adquiridos em leilão ou concorrência, promovidos

 

8.a)-NAS COMPRAS DE  MERCADORIAS DE PRODUTORES ATRAVÉS DAS NOTAS DE PRODUTOR EMITIDAS DE PRODUTOS AGROPECUÁRIOS E PESSOAS FÍSICAS NÃO INSCRITAS.

                            

            QUANDO A NOTA DE ENTRADA DEVE SER EMITIDA:

 

            A NOTA FISCAL DE ENTRADA DEVERÁ SER EMITIDA PARA ACOMPANHAR O TRANSITO DAS MERCADORIAS REMETIDAS POR PRODUTOR OU POR PESSOA NATURAL OU JURÍDICA NÃO OBRIGADA A EMISSÃO DE NOTA FISCAL. Verifica-se que a Nota Fiscal de Entrada deve ser emitida para acompanhar as mercadorias,e também:

 

a)      nos casos de retorno de mercadoria

b)      de exposição ou feira, para qual tiver sido remetida para fins de exposição ao publico

c)      no caso de mercadoria importada diretamente do exterior ou de mercadoria arrematada ou adquirida em leilão ou concorrência promovida pelo Poder Publico.

 

      OBSERVAÇÃO: O campo “Hora da saída” e o canhoto de recebimento somente serão preenchidos quando a nota fiscal acobertar o transporte de mercadoria.

 

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES QUE DEVERÃO CONTER AS NOTAS FISCAIS:

 

a-) nas hipóteses de: retorno, quando remetida por profissional autônomo ou avulso ao qual tenha sido enviada para industrialização: retorno de exposição ou feira, para a qual tenha sido remetida, exclusivamente para fins de exposição ao publico: ou o retorno em razão de não ter sido encontrado o destinatário, os dados identificadores do documento fiscal correspondente a respectiva remessa:

 

b)      na hipótese de retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento, com as seguintes indicações:  o valor das operações realizadas fora do estabelecimento, o valor das operações realizadas fora do estabelecimento, em outro Estado, os números e a  séries quando adotada das notas fiscais emitidas por ocasião da entrega da mercadoria, na hipótese de mercadoria importada diretamente do exterior, a identificação da repartição em que tiver processado o desembaraço bem como o numero e a data do documento de desembaraço. (Art. 136 do RICMS).

TODAS AS IMPORTAÇÕES SÃO REGULARIZADAS COM AS NOTAS DE ENTRADAS DE MERCADORIAS PARA QUE  O CONTRIBUINTE TENHA DIREITO AO CRÉDITO DO IMPOSTO.

 

     DADOS QUE DEVEM CONTER NA NOTA FISCAL:

 

            A nota fiscal relativa à entrada de mercadorias deverá conter, alem dos demais requisitos:

 

            a)- a expressão “emitida nos termos do inciso II, do artigo 136, do RICMS”.

 

            b)- em relação às prestações de serviços de transporte, considerados os seus documentos fiscais, os valores totais, das prestações, das respectivas bases de calculo do imposto, e do imposto declarado. (art.136, do RICMS).

 

CAMPO-INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES-DADOS QUE DEVE CONTER:

 

A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A deverá conter , no campo, Informações Complementares:

 

a)- na hipótese de: retorno, quando remetida por profissional autônomo ou avulso ao qual tenha sido enviada para industrialização: retorno de exposição de exposição ou feira, para o qual tenha sido remetida exclusivamente para fins de exposição ao publico, ou retorno em razão de não ter sido encontrado o destinatário, os dados indicadores do documento fiscal correspondente a respectiva remessa:

 

c)      na hipótese de retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento, com as seguintes indicações: o valor das operações realizadas fora do estabelecimento, o valor das operações realizadas fora do estabelecimento, em outro Estado: os números  e a série, quando adotada, das notas fiscais emitidas por ocasião da entrega de mercadoria,, e na hipótese de mercadoria importada diretamente do exterior, a identificação da repartição, em que se tiver processado o desembaraço bem como o numero e a data do documento de desembaraço. (art.136 do RICMS).

 

 

NOTA FISCAL RELATIVA A MERCADORIA IMPORTADA:

 

            Em relação à mercadoria ou bem importado, deverá ser observado, ainda o seguinte:

 

a)      quando a mercadoria for transportada de uma só vez, o transporte será acobertado pelo documento de desembaraço e pela nota fiscal,

b)      tratando-se de remessa parcelada, a primeira parcela será transportada com nota fiscal relativa à totalidade da mercadoria, na qual constará a expressão: “primeira remessa”, e com o documento de desembaraço: cada posterior remessa será acompanhada de nota fiscal, na qual, além dos demais requisitos, serão indicados: o número de ordem e a data do documento de desembaraço, a identificação da repartição em que se tiver processado o desembaraço, o numero de ordem, a série e a data da emissão da nota fiscal relativa a totalidade da mercadoria, o valor da mercadoria importada, o valor do imposto, se devido, bem como a identificação da respectiva guia de recolhimentos especiais:

 

c)      o transporte da mercadoria será acompanhado, também da correspondente guia de recolhimentos especiais, quando for o caso, e a partir da segunda remessa , esta guia poderá ser substituída por cópia reprográfica autenticada

d)      conhecido o custo final da importação e sendo ele superior ao valor consignado no documento fiscal, deverá ser emitida nota fiscal no valor complementar, na qual constarão todos os demais elementos componentes do custo, remissão ao documento fiscal emitido por ocasião da entrada da mercadoria, a nota fiscal do valor complementar, além do lançamento normal no livro  Registro de Entrada, terá seu numero de ordem anotado na coluna “Observações”, na linha correspondente ao lançamento do documento fiscal emitido por ocasião da entrada de mercadoria no estabelecimento.

 

e)      Se a operação estiver desonerada do imposto em virtude de isenção, ou não incidência, bem como no caso de deferimento, suspensão ou outro motivo  previsto na legislação, o transporte de mercadoria deverá ser acompanhado, além da nota fiscal e do documento de desembaraço, quando exigidos, da Guia de Liberação de Mercadoria Estrangeira sem Comprovação de Recolhimento do ICMS, que obedecerá ao modelo contido no Anexo/Modelos, e será emitida de acordo com a disciplina estabelecida pela Secretaria da Fazenda.

 

f)        É permitido ao estabelecimento importador manter talão de nota fiscal em poder de preposto, hipótese em que fará constar essa Circunstancia na coluna “observações”, do Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência.

 

NUMERO E VIAS DE DESTINAÇÃO:

 

            A Nota Fiscal de Entrada será emitida no mínimo em 03 vias, com a seguinte destinação:

 

             a)- as primeiras e terceiras vias serão entregues ou enviadas ao remetente, até 15 dias da data do recebimento da mercadoria, e segunda via ficará presa ao bloco para exibição ao fisco.

 

SERIAÇÃO DISTINTA:

 

             A utilização de séries distintas não é obrigatória, sendo facultada ao contribuinte a sua decisão. Quando adotada deverão ser designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, a partir de 1, vedada à utilização de subsérie.Observar que se adotado romaneio, este deverá ter a mesma série da nota fiscal, da qual é parte inseparável. (artigo 196, do RICMS/2000).

 

NOTA FISCAL FATURA

 

              A nota fiscal modelo 1 e 1-A, e suas séries, poderão servir como fatura, feita a inclusão dos elementos necessários no quadro FATURA, caso em que a denominação do documento fiscal passa a ser Nota Fiscal-Fatura. (Art. 127, parágrafo segundo do RICMS-/2000).

 

NUMERAÇÃO

 

              Os documentos fiscais deverão ser numerados por espécie, em ordem,

Crescente de um a 999.999, e enfeixados em blocos uniformes de 20, no mínimo e de 50 no máximo.Uma vez atingido o numero limite à numeração deverá ser recomeçada com a mesma designação de série, se houver.

 

               As emissões dos documentos fiscais deverão ser feitas pela ordem de numeração e os impressos de documentos fiscais serão usados pela ordem seqüencial crescente de numeração, vedada a utilização de blocos ou conjunto de formulários sem que estejam simultaneamente em uso, ou já tenham sido utilizados os de numeração inferior: ICMS, IPI e OUTROS.  Observe-se que a numeração da Nota Fiscal modelo 1, ou 1-A, deverá ser reiniciada sempre que houver: adoção de séries distintas, troca de modelo, de 1 para 1-A, e vice-versa.

(Artigo 191, RICMS- /2000).

 

CAMPO “INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES”.

 

No campo Informações Complementares deverão ser indicados outros dados de interesses do emitente, tais como: numero do pedido, vendedor, emissão da nota fiscal, local da entrega, quando diverso do endereço do destinatário, propaganda, e nas hipóteses previstas na legislação.

 

Observe-se que, caso o campo referido não seja suficiente para conter todas as indicações exigidas poderá ser utilizado, excepcionalmente o quadro “Dados do Produto”, desde que isso não prejudique a sua clareza.  (Artigo 127, parágrafo 18, inciso VII, “a”, do RICMS/ 2000).

 

CAMPO RESERVADO AO FISCO

 

O Contribuinte deverá deixar em branco o campo “Reservado ao Fisco”. Todavia quando se tratar de estabelecimento localizado no Município de São Paulo, deverá colocar o código da repartição fiscal a que estiver vinculado, com a indicação da expressão: “Código do Posto Fiscal”.  (Art. 127, VII, “b”, do RICMS, na redação dada pelo Decreto No. 49.115/2004).

 

CLASSIFICAÇÃO FISCAL DO IPI

 

Em substituição da aposição dos códigos da Tabela do IPI, no Campo Classificação Fiscal, poderá ser indicado outro código, desde que, no campo “informações complementares”, do Quadro “Dados Adicionais”, ou no verso da nota fiscal, seja impressa por meio indelével, tabela com a respectiva decodificação. (Art.127, parágrafo 11, do RICMS/2000).

 

INCLUSÃO DE DADOS SOBRE O ISS

 

Os dados relativos ao ISS deverão ser incluídos quando for o caso, entre os quadros “Dados do Produto”, e “Calculo do Imposto”, conforme legislação municipal. (Artigo 12, parágrafo 13 do RICMS-2000).

 

OPERAÇÕES ENQUADRADAS EM DIFERENTES CFOPs

 

É permitida a inclusão de operações enquadradas em diferente CFOPs, numa mesma nota fiscal, hipótese em que esse deverá ser indicado no campo CFOP, no quadro Emitente, e no quadro “Dados do Produto”, na linha correspondente a cada item, após a descrição do produto. (Art. 127, parágrafo 19 do RICMS 2000)

                             

OPERAÇÕES SUJEITAS A MAIS DE UMA ALÍQUOTA E OU SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA 

 

Nas operações sujeitas a mais de uma alíquota e ou substituição tributária, os dados do quadro “Dados do Produto” deverão ser sub totalizados por alíquota e ou substituição tributária. (Art. 127, parágrafo 12, do RICMS/2000).

 

CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA (CST)

 

No quadro Dados do Produto, em campo próprio deverá ser aposto o Código de Situação Tributária (CST) do produto conforme a Tabela II do Anexo V, do RICMS/2000.

 

EMISSÃO POR PROCESSAMENTO DE DADOS

 

Os documentos fiscais de uso do contribuinte poderão ser emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados, observadas as regras específicas, para isso, especialmente as constantes da Portaria CAT No. 32/1996, e alterações posteriores.

 

SUPRESSÃO DO CAMPO DO IPI

 

Os campos relativos ao controle do IPI poderão ser suprimidos no caso de utilização de documentos em operações não sujeitas a esse imposto, exceto o campo Valor Total do IPI, do Quadro Calculo do Imposto, porém nada será anotado nesse campo. 

 

 

DA ESCRITURAÇÃO DO LIVRO TERMO DE OCORRÊNCIA

 

È OBRIGATÓRIA A ESCRITURAÇÃO DO LIVRO TERMO DE OCORRÊNCIA QUANTO AS NOTAS FISCAIS CONFECCIONADAS E AS AUTORIZAÇÕES DE TALONÁRIO DE NOTAS FISCAIS COM AS SUAS RESPECTIVAS SÉRIES.

 

É OBRIGATÓRIA O ARQUIVAMENTO DAS AUTORIZAÇÕES DE IMPRESSÃO DE TALONÁRIOS FISCAIS ATÉ O ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES DA EMPRESA.

 

É OBRIGATÓRIA O ARQUIVAMENTO DOS TALONÁRIOS DE NOTAS FISCAIS USADOS E SEM USO PARA APRESENTAÇÃO NOS CASOS DE TRANSFERÊNCIA  OU BAIXA DE ATIVIDADE. O PRAZO DE PRESCRIÇÃO É DE CINCO ANOS PARA OS TALONÁRIOS ENCERRADOS.(A PARTIR DA ULTIMA NOTA FISCAL EMITIDA).

 

Essas observações foram extraídas do Regulamento do ICMS/2000.

JHF/ECIN - 01/2006